City of Ottawa - City Builders - June / Ville d'Ottawa - Bâtisseurs de la Ville - Juin

COVID-19 Update

Current Context: The Province and the City of Ottawa

COVID-19 has been a massive challenge for residents across Ottawa. The situation remains fluid and the City of Ottawa continues to plan for recovery. On Wednesday, May 13th, City Manager Steve Kanellakos provided an update to Council on our roadmap for the recovery phase of the COVID-19 pandemic. Here are some highlights on where things stand: On April 27, the Ontario government released their reopening framework that outlines a careful, stage-by-stage approach to ensure the appropriate measures are in place so workplaces can reopen safely On May 12, the Province announced the extension of their state of emergency to June 2, 2020 which means that all enhanced public health measures including recommendations to stay home, practice physical distancing and hand washing remain in place On May 14, Premier Ford announced additional workplaces that could reopen including some retailers, seasonal businesses and health and community service providers over the long weekend and on Tuesday, May 19 The City of Ottawa remains in a state of emergency and is lockstep with the Province in terms of plans to reopen as we continue to address immediate and evolving community needs The City of Ottawa is taking cues from the Province and public health officials to adapt our recovery plan to respond to new and emerging directives  The City of Ottawa does not have dates yet and we need to remain flexible to respond to potential flare-ups or increases in infection rates

Innovation within the Planning, Infrastructure and Economic Development (PIED) Department

As a service organization, we are depended upon to deliver the services that residents need. Service delivery continues across the organization and the Planning Infrastructure and Economic Development department (PIED) is no exception! The Province has revised its list of essential businesses pursuant to its powers under the Emergency Management and Civil Protection Act (the "Emergency Act"). The City of Ottawa will continue to accept, and process applications related to building permits, development and heritage applications, and right-of-way permits. PIED staff have made best efforts to continue business as usual where possible, making the necessary modifications and innovations to accommodate physical distancing requirements. Here are just a few highlights of our innovations and the work we’ve completed during the pandemic:

Building Code Services has adapted its processes to be able to continue to provide essential services during the pandemic. Clients can submit their complete permit application submission packages with payment (cheque) via mail. Smaller construction applications (scaled to a maximum of 11"x17") can be submitted by email. Inspections are continuing for those projects under the authority of a Building Permit provided they are deemed an essential business. Inspectors are currently practicing enhanced health and safety protocols, including physical distancing, while on site. The Province has amended the Municipal Act, 2001 to extend construction hours for projects associated with the healthcare sector to 24 hours a day. The amendment also extends permissible construction hours for other workplaces to between 6:00 a.m. and 10:00 p.m.

Right of Way and Urban Design has had many innovations in technology by their various branches. The Geospatial Analytics, Technology and Solutions Branch has created a tool that focuses on vulnerable populations during emergencies. The Urban Design Review Panel (UDRP) held its first virtual meeting through Zoom on May 1st. Inspections staff have become accustomed to using technology in their day to day activities to complete tasks, inspections, and essential pre-construction meetings, and schedule updates.

Infrastructure Services have reviewed the essential services information provided by the Province, and the interpretation is construction on critical infrastructure projects including roads, bridges, sewer, water, transit and transportation falls within the exemption. Ongoing, enhanced communication and engagement is taking place with industry partners to comply with restrictions and recommendations provided by health officials at a municipal, provincial and federal levels. Annual meetings with Ward Councillors are taking place, this year virtually, staff are adapting to a new way of doing business remotely, online and providing ongoing support. The team is adapting to a new way of doing business remotely and online, including the creation of a new webpage on Ottawa.ca to post more information about projects. Visit Ottawa.ca and check out the Construction Notices that have already been posted!

Planning Services continues to receive and process development applications. More than 50 applications were received in March and April.

Economic Development and Long Range Planning created a Eeconomic Recovery Task Force with the primary goal to identify emerging issues and opportunities to support the business community through the COVID-19 pandemic collaborating with our partner agencies to align objectives to coordinate responses, amplify messages and speak with a unified business voice. Working with our partner agencies to align objectives, coordinate responses, amplify messages and speak with a unified business voice. This will position us to capitalize on momentum during the recovery phase. On March 26th, the City launched the "Buy Local" promotional campaign which encourages residents to support small businesses by ordering products and gift certificates on-line or ordering take-out or delivery from area restaurants. Staff prepared and were present for the Joint Planning and Agriculture Affairs Committee meeting on May 11th and 12th where recommendations on the City’s Growth Management Strategy (to be considered at Council on May 27th) will allow the Official Plan Team to move forward with completing the draft Official Plan later in the year. Several external consultations have been scheduled virtually in support of the Official Plan, Energy Evolution and other planning projects.

Business and Technical Support Services remains incredibly busy supporting public engagement: Continued outreach to the public on important policies such as R4, Infill and Building Better Revitalized Neighbourhoods. Adapted to new technology for three online open houses and information sessions as well as supported the first ever online Planning Committee meeting through Zoom. Aided Planning Services in public consultations of development applications virtual means.

The Corporate Real Estate Office has been supporting various projects for Infrastructure Services and other departments. The acquisition team has completed 97 different agreements, including easements, temporary occupancies, fee simple, and licenses of occupations. The Valuation team has completed 55 appraisals supporting ongoing development applications, acquisitions and disposals. The leasing team has processed 11 rent deferrals as part of the COVID-19 response and initiated 13 Lease renewals and 7 Licenses in addition to crossing agreements and consents to enter. The disposal unit has finalized negotiations for 11 land sales that will close later this year, including OCLDC, lanes and road closing sales. This group has also processed 13 requests related to easements and licenses.   The Environmental Remediation Unit has been busy with 60 HLUI requests; 5 new soil sampling programs for park improvements; 450 tax bill changes; 10 property inquiries; 10 property inventory updates; reviewing 25 planning files and 2 other IS projects; 20 ESA Phase 1 and 2 reports;  and actively managing approximately 50 projects for remedial work or monitoring.     COVID-19 – Le point sur la situation Contexte actuel : La province et la Ville d’Ottawa La COVID-19 a constitué un défi de taille pour les résidents partout à Ottawa. La situation évolue encore et la Ville d’Ottawa continue de planifier le rétablissement. Le mercredi 13 mai, le directeur municipal Steve Kanellakos a présenté une mise à jour au Conseil concernant notre feuille de route relative à la phase de rétablissement après la pandémie de la COVID-19. Voici quelques points saillants sur l’état de la situation : Le 27 avril, le gouvernement de l’Ontario a publié son cadre de déconfinement, qui décrit une approche prudente et progressive visant à veiller à ce que les mesures appropriées soient mises en place afin d’assurer un déconfinement sécuritaire dans les lieux de travail. Le 12 mai, la province a annoncé la prolongation de son état d’urgence jusqu’au 2 juin 2020, ce qui signifie que toutes les mesures de santé publique renforcées demeurent en place, y compris les recommandations de rester à la maison, de pratiquer la distanciation physique et de se laver les mains. Le 14 mai, le premier ministre Ford a annoncé qu’un plus grand nombre de lieux de travail pourraient rouvrir au cours de la longue fin de semaine ou le mardi 19 mai, y compris certains détaillants, des entreprises saisonnières et des fournisseurs de services communautaires. La Ville d’Ottawa demeure en état d’urgence et travaille de concert avec la province afin d’établir les modalités de nos plans de déconfinement, tout en continuant de répondre aux besoins immédiats et en évolution de la communauté. La Ville d’Ottawa s’aligne sur les décisions de la province et des autorités de santé publique pour répondre aux directives nouvelles et émergentes. La Ville d’Ottawa n’a pas encore fixé de dates, et nous devons rester souples pour réagir aux possibles explosions ou augmentations des taux d’infection. Innovation au sein de la Direction générale de la planification, de l’infrastructure et du développement économique (DGPIDE) En tant qu’organisme de service, nous avons la responsabilité d’assurer les services dont les résidents ont besoin. La prestation des services se poursuit dans l’ensemble de l’organisation et la Direction générale de la planification, de l’infrastructure et du développement économique (DGPIDE) ne fait pas exception! La province a révisé sa liste d’entreprises essentielles conformément à ses pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence. La Ville d’Ottawa continuera d’accepter et de traiter les demandes relatives aux permis de construire, aux demandes d’aménagement et de patrimoine, ainsi qu’aux permis d’emprises routières. Le personnel de la DGPIDE a fait de son mieux pour poursuivre les activités comme d’habitude dans la mesure du possible, apportant les modifications et les innovations nécessaires pour répondre aux exigences de distanciation physique. Voici quelques faits saillants de nos innovations et du travail que nous avons accompli pendant la pandémie Les Services du Code du bâtiment ont modifié leurs processus afin de pouvoir continuer à fournir des services essentiels pendant la pandémie. Les clients peuvent déposer leur demande de permis dûment remplie accompagnée du paiement (par chèque) par la poste. Les demandes concernant des projets de plus petite envergure (dont les plans tiennent sur un format de 11 po x 17 po ou moins) peuvent être envoyées par courriel. Les projets pour lesquels un permis de construire a été délivré continueront de faire l’objet d’inspections s’ils figurent parmi les services essentiels. Les inspecteurs appliquent actuellement des protocoles de santé et de sécurité améliorés, y compris la distanciation physique, sur place. Le gouvernement de l’Ontario a modifié la Loi de 2001 sur les municipalités pour que les projets associés au secteur des soins de santé puissent avoir lieu jour et nuit. Les modifications prévoient par ailleurs une prolongation (de 6 h à 22 h) de la plage horaire durant laquelle les travaux sont autorisés sur les autres chantiers. Les Services des emprises, du patrimoine et du design urbain ont mis en place de nombreuses innovations en technologie dans leurs différentes directions. La Direction de l’analyse géospatiale, de la technologie et des solutions a créé un outil centré sur les populations vulnérables pendant les urgences. Le Comité du design urbain (CEDU) a effectué sa première réunion virtuelle au moyen de Zoom le 1er mai. Les membres du personnel d’inspection se sont habitués à utiliser la technologie pour effectuer leurs tâches quotidiennes, leurs inspections, leurs réunions essentielles préalables aux travaux et les mises à jour de leur calendrier. Les Services de planification continuent de recevoir et de traiter des demandes d’aménagement. Plus de 50 demandes ont été reçues en mars et en avril. Développement économique et Planification à long terme a créé un groupe de travail sur la reprise économique dont l’objectif principal est de définir les préoccupations et les possibilités émergentes afin d’appuyer la communauté des affaires pendant la pandémie de la COVID-19 en collaborant avec nos organismes partenaires pour harmoniser les objectifs, coordonner les interventions, amplifier les messages et parler d’une voix unie. Collaborer avec nos organismes partenaires pour harmoniser les objectifs, coordonner les interventions, amplifier les messages et parler d’une voix unie nous permettra de tirer parti de la lancée pendant la phase de rétablissement. Le 26 mars, la Ville a lancé la campagne promotionnelle « Achetez local » qui incite les résidents à soutenir les petites entreprises en commandant des produits et des chèques-cadeaux en ligne ou en commandant des plats à emporter ou à livrer auprès des restaurants locaux. Le personnel a préparé la réunion conjointe du comité de l’urbanisme et du Comité de l’agriculture et des affaires rurales les 11 et 12 mai et y a assisté. Lors de cette réunion, des recommandations ont été élaborées à propos de la stratégie de gestion de la croissance de la Ville (devant être examinées lors de la réunion du Conseil du 27 mai). Ces recommandations permettront à l’équipe du Plan officiel d’aller de l’avant pour mener à bonne fin la version provisoire du Plan officiel plus tard cette année. Plusieurs consultations externes ont été prévues de manière virtuelle afin de soutenir le Plan officiel, l’Évolution de l’énergie et d’autres projets d’urbanisme. Les Services du soutien technique et aux activités demeurent extrêmement occupés à soutenir la mobilisation du public : Ils se sont adaptés à une nouvelle technologie en organisant trois journées portes ouvertes et des séances. d’information en ligne, et ont offert leur appui lors de la toute première réunion du Comité de l’urbanisme tenue en ligne au moyen de Zoom. Ils ont traité et examiné 50 rapports et 13 motions présentés au Comité et au Conseil. Le Bureau des biens immobiliers municipaux a offert du soutien à différents projets pour les Services d’infrastructure et d’autres directions. L’équipe d’acquisition a réalisé 97 ententes différentes, notamment des servitudes, des servitudes temporaires, des acquisitions en fief simple et des permis d’occupation. L’équipe d’évaluation a réalisé 55 évaluations de rendement en vue de soutenir des demandes d’aménagement continues, des acquisitions et des aliénations. L’équipe de la location a traité 11 reports de loyers dans le cadre des interventions de la COVID-19 et a entrepris 13 renouvellements de bail et 7 permis en plus d’ententes types en matière de croisement et d’autorisations d’entrée. L’unité des aliénations a finalisé des négociations relatives à 11 ventes de terrains qui seront conclues plus tard cette année, y compris la SATCO, des ventes de fermeture voies et de routes. Ce groupe a également traité 13 demandes relatives à des servitudes et des permis. L’Unité d’assainissement de l’environnement s’est occupée de 60 demandes d’inventaire historique de l’utilisation des sols (IHUS); de 5 nouveaux programmes d’échantillonnage des sols pour des améliorations de parcs; de 450 modifications de factures d’impôt foncier; de 10 demandes de renseignements fonciers; de 10 mises à jour du répertoire des biens immobiliers; de la révision de 25 dossiers d’urbanisme et de 2 autres projets des Services d’infrastructure; de 20 rapports d’étude d’impact sur l’environnement de Phase 1 et 2; et a géré activement environ 50 projets de travaux d’assainissement ou de surveillance.